英語会議を成功させるには準備から!押さえるポイントを紹介【アジェンダ・日程調整】

英語会議を成功させるには準備から!押さえるポイントを紹介【アジェンダ・日程調整】
  • 英語会議が初めてで不安だ、、
  • 英語会議の準備ってどうやるんだろう

英語会議をやろうとして始めに困るのが、その「準備」をどうやったらよいかです。

準備が上手くいけば英語会議もうまくいく確率が上がりますし、逆に準備ができていないと英語会議当日はかなり大変になります。

そこでこの記事では、初心者でも英語会議の準備ができるように、英語会議の準備の流れや使えるフレーズをまとめて解説します

この記事を読めば「英語会議でやるべき準備の手順」がすべて分かります。

これまで私が英語会議の準備でやってきた経験を詳細に書いていますので、英語会議の準備で困っている人は最後まで読んでください!

英語会議の成功の鍵は準備にあり!英語会議で準備が重要な理由

英語の会議では、言葉の壁や文化の違い、さらに時差といった要素が絡み合い、通常の会議以上の注意が必要となります。そのため準備を怠ると、予想外のトラブルやミスが生じる可能性があります。

トラブルやミスを防ぐために準備が重要です
基本的な準備の流れは下記のように行いましょう。

  1. 会議目的の明確化
  2. 日程調整のコツ
  3. アジェンダの準備
  4. 会場・Web会議ツールの準備

それぞれの内容・使えるフレーズについてはこれから詳しく解説していきます!

会議の目的を明確にする

会議の目的を明確にすることで、参加者全員の目線が合い、会議をスムーズに進行できます
目的がわかっていないと何を議論すればよいかわからなってしまいます。

他にも参加者を選ぶ意味でも会議の目的をはっきりさせておくことが重要です。

例えば、新製品の開発に関する会議であれば、製品開発の専門家やマーケティング担当者、そして財務やロジスティクスの専門家を招集する必要があるかもしれません。一方、会社の経営方針を議論する会議では、上層部や部門のリーダーを中心に選ぶべきです。

また明確な目的を設定することで、参加者それぞれの役割もはっきりとします。
それぞれの参加者が何を持ち寄り、どのような意見や情報を共有するかが明確になれば、会議中の無駄な時間や重複する議論を避けることができます。

このように、会議の目的を明確に設定することは、成功への道を築くための基盤となります。

目的をもとに正しい参加者を選び、効果的な議論のための環境を整えましょう。

会議の目的を明確にするときに使えるフレーズ

実際に会議の目的を明確にするときに使えるフレーズです。上司や会議の相手先に質問するときなどに使ってみてください。

What’s the main goal of this meeting?
この会議の主な目的は何ですか?

Can we pinpoint the objectives for our discussion today?
今日の議論の目標を具体的に絞り込むことはできますか?

Let’s clarify the expected outcomes of our session.
今回のセッションの期待される成果を明確にしましょう。

What are the key deliverables we want to achieve?
私たちが達成したい主な成果は何ですか?

Are there specific topics we need to tackle in this meeting?
この会議で取り組む必要のある特定のトピックはありますか?

I’d like to clarify the intention behind this meeting.
この会議の意図を明確にしたいと思います。

To make the most of our time, let’s define the purpose of our discussion.
時間を最も効果的に使うため、議論の目的を明確にしましょう。

日程調整のコツ⇒キーパーソンの予定を押さえる

日程の調整は英語会議の際の難しさの一つです。

特に、参加者が異なる国や地域に住んでいる場合、時差を考慮しなければなりません。

ここで大切なのは、議論や決定の中心となる「メインパーソン」を先に決めることです。彼らの都合を優先し、その後他の参加者との調整を行うと、スムーズな日程調整が可能です。

日程調整をするときに使えるフレーズ

実際に日程調整をする際のメールテンプレを紹介します。

Subject: Proposed Meeting Dates for [Meeting Topic/Project Name]

Dear [Recipient’s Name],
I hope this email finds you well.

I’m reaching out to schedule a meeting regarding [Meeting Topic/Project Name]. Given the importance of this topic, I believe it’s crucial for us to align and discuss it in detail.

Here are some proposed dates and times (in [Your Time Zone, e.g., PST]). Please let me know which of these slots work best for you:
[Date], [Time range, e.g., 10:00 am – 11:00 am]
[Date], [Time range, e.g., 2:00 pm – 3:00 pm]
[Date], [Time range, e.g., 4:00 pm – 5:00 pm]
[Date], [Time range, e.g., 1:00 pm – 2:00 pm]

If none of the above times work for you, please suggest a few dates and times that might be more convenient, and I will do my best to accommodate.
Once we finalize the date and time, I will send out a calendar invite with all the necessary details.
Thank you for your flexibility and understanding. I look forward to our discussion.

Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Your Contact Information]

こちらは基本的な内容なので、適宜自分の会議内容・メンバーに合わせて文面を変えてください。

アジェンダの準備⇒当日のスムーズな進行に重要

アジェンダは、会議の「地図」のようなものです。

旅行に出かけるとき、目的地や訪れる場所のリストがあれば迷うことなくスムーズに進むことができますよね。

同じように、アジェンダをしっかり準備しておけば会議がどのような流れで進むのかを参加者全員が把握でき、効果的な議論を進めることができます

アジェンダの準備に使えるフレーズ

アジェンダの準備は会議のキーパーソン達と相談して決めると良いです。
その際に使える英語フレーズを紹介します。

Let’s define the key topics for our meeting.
会議の主要なトピックを定義しましょう。

I’d like to allocate [X minutes] for [specific topic].
[特定のトピック]には[X分]を割り当てたいと思います。

Who will be presenting on [specific topic]?
[特定のトピック]について発表するのは誰ですか?

Can we prioritize the items on our agenda?
アジェンダの項目を優先順位付けできますか?

Are there any additional points we should cover?
取り上げるべき追加のポイントはありますか?

Let’s set aside some time for Q&A at the end.
最後にQ&Aの時間を設けましょう。

We should allot time for a brief recap at the conclusion.
終了時に簡単な振り返りの時間を設けるべきです。

Could you take the lead on [specific topic] during our meeting?
会議中、[特定のトピック]をリードしてもらえますか?

Let’s ensure we have clear action items by the end of our discussion.
議論の終わりまでに明確なアクションアイテムを持っていることを確認しましょう。

会場・Web会議ツールの準備、トラブルを未然に防ごう

現代のビジネスの現場では、物理的な会場だけでなく、Web会議ツールも頻繁に使用されます。

それらの設備やツールの準備・確認は、トラブルを未然に防ぐために不可欠です

もし会場の利用やWeb会議ツール(Zoom, Teams)になれていれば必要ないですが、少しでも不安がある場合は確認しておきましょう。

会場・Web会議ツールの準備に使えるフレーズ

会場に関する質問やWeb会議ツールについての説明など、実際に使えるフレーズを紹介します。

Is the conference room equipped with a projector and whiteboard?
会議室にはプロジェクターやホワイトボードは備え付けられていますか?

Could you send out the virtual meeting link to all participants?
すべての参加者に仮想会議のリンクを送ってもらえますか?

Please ensure everyone has the necessary login credentials for the web conference.
全員がWeb会議の必要なログイン情報を持っていることを確認してください。

Is there a reliable Wi-Fi connection in the meeting room?
会議室には信頼性のあるWi-Fi接続がありますか?

Let’s conduct a test run to ensure there are no technical issues.
技術的な問題がないかを確認するために、テストランを行いましょう。

Do we have a backup plan in case of connectivity issues during the meeting?
会議中の接続問題の場合のバックアッププランはありますか?

Make sure to provide participants with a guide on how to use the web conferencing tool.
参加者にWeb会議ツールの使用方法に関するガイドを提供してください。

Can someone assist with setting up the audio-visual equipment?
オーディオビジュアル機器の設定を手伝ってくれる人はいますか?

Please mute your microphones when not speaking to avoid background noise.
背景のノイズを避けるために、話していないときはマイクをミュートしてください。

If you encounter any technical difficulties, please contact [Tech Support Name/Team].
技術的な問題に遭遇した場合は、[技術サポートの名前/チーム]に連絡してください。

英語会議を成功させるには準備から!押さえるポイントを紹介【アジェンダ・日程調整】のまとめ

英語会議の準備はとても大事です。特に英語会議に不安を覚える初心者ならなおさらです。

事前にしっかり準備すれば当日の会議をスムーズに進めることができます。

この記事で解説したポイントは絶対押さえておきましょう。

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